第4編 董事會可以書面開會嗎？
在日本，根據會社法第370條，如符合①以公司章程規定董事會得進行書面決議，②進行書面決議之提案獲得董事會全體書面或電磁紀錄之同意，則可該提案可以書面方式通過，亦即，得以書面開董事會。
但在台灣無法僅以書面開董事會，台灣的公司法第205條第1、2項規定：
(第1項)董事會開會時，董事應親自出席。但公司章程訂定得由其他董事代理者，不在此限。
(第2項)董事會開會時，如以視訊會議為之，其董事以視訊參與會議者，視為親自出席。
其中第2項是2001年11月12日修法才新增的。
另外，公司法的主管機關經濟部於2003年9月15日以商字第09202189710號函釋表示：「公司法第205條第2項規定，係鑑於電傳科技發達，人與人溝通不侷限同一地點，從事面對面交談，如以視訊會議方式從事會談，亦可達到相互討論之會議效果，與親自出席無異。亦即以電傳視訊從事面對面會談情形始得為之。其餘方式，尚不得視為親自出席。」
亦即，視訊會議以外之方式，例如電話會議等，皆不得視為親自出席。那麼法院的見解如何呢?
根據台中地方法院2010年度訴字第694號民事判決之見解，以電話會議方式參加該次董事會的人員，不得視為親自出席，亦即不符合公司法第205條第1項。但如果該次董事會出席董事仍達定足數，所為的決議仍有效。
進出台灣的日本企業，常常會派遣日籍董事參與台灣公司之經營，雖然台灣法律上並未對董事之國籍做限制，也未要求董事須長期居住於台灣，但根據台灣的法律，目前無法以親自出席或視訊會議以外的方式參加董事會。如果董事人在日本，且無適當設備可進行視訊會議時，則得依同條第5、6項之規定：「向主管機關申請登記，以書面委託居住國內之其他股東，經常代理出席董事會。」，但仍須符合第1項之「於公司章程訂定得由其他人代理」及第3項之「委託書中列舉召集事由之授權範圍」。
另外，董事會之召開地並不一定限於台灣，如於日本也能達到定足數，董事會亦可於日本召開。
最後，會社法第319条第1項亦允許股東會書面決議，但台灣行不行呢?答案是不行，而且視訊會議也不行，經濟部2014年5月20日曾以第10202049140號函釋表示：「公司股東會之開會方式，不得類推適用公司法第205條第2項有關董事會之開會方式」，亦即不得以視訊會議開股東會，必須親自或委託他人到場參加。
＊本文僅提供有關臺灣或日本商業法務經營實務的一般性資訊，並非提供專業性法律建議。另外，實際法律適用及其影響，有可能因特定事實關係而有所不同。希望就有關臺灣或日本商業法務經營實務的具體法律問題諮詢者，請向本事務所諮詢。
作者簡介
台灣律師 鄭惟駿
因於國立陽明大學生命科學系就讀期間，在基律科技智財有限公司兼職之機緣，大學畢業後亦在該公司作為專利工程師從事在台灣申請專利（主要為生物科技領域）的相關業務。自2011年起就職於政府機關中華民國行政院原子能委員會核能研究所。從事伴隨該所主力產品――核醫藥物、生質能源等的研發而進行的智慧財產的權利化、授權業務。2012年取得台灣律師資格後，進入寰瀛法律事務所工作，作為實習律師從事智慧財產訴訟業務。2015年4月，通過公益財團法人日本台灣交流協會的獎學金考試後來到日本，就讀於國立一橋大學國際企業戰略研究科。2017年3月於該大學研究科畢業，同年4月進入律師法人黑田事務所。
